Qualitätsmanagementsysteme in Praxen der medizinnahen Berufe

MUSS man sich zertifizieren lassen? Viele Praxen (zum Beispiel Podologie, Ergotherapie, Massage) beschäftigen sich mit der Frage, ob ein QM-System und sogar eine Zertifizierung für sie sinnvoll sind.

Das Sozialgesetzbuch (SGB) fordert seit 1988 Regelungen des internen Qualitätsmanagements und die externe Qualitätssicherung. Zuletzt wurde das Gesetz 2009 geändert. Im Laufe der 90er Jahre ließen zunächst Kranken­häuser und Kliniken ihre Qualitätsmanagement-Systeme (QMS) zertifizieren, sehr bald folgten Seniorenheime, Apotheken und Arztpraxen.

Qualitätsmanagement intern – Qualitätssicherung extern

Die vom Gesetz geforderten internen und externen Regelungen hängen eng miteinander zusammen und lassen sich nicht trennen. Mit „extern“ ist die Verbindung nach „außen“ gemeint. Dabei geht es immer um den Patienten (Kunden), dessen Übergabe, Überweisung oder Abrechnung geregelt sein muss. Dazu sind optimale interne (in der Praxis vorhandene) Abläufe Voraussetzung.

intern-extern | (c) Elke Meurer

Ist Zertifizierung Pflicht?

Für Praxen der medizinnahen Berufe besteht derzeit (noch) keine Pflicht, ein Zertifikat vorzulegen. Jedoch wage ich den Blick in die Glaskugel, dass diese Pflicht irgendwann auf Sie zukommt. Zertifizierungen im Gesundheitswesen ziehen einen immer größeren Kreis. Da immer mehr Rechte und Verantwortungen an Praxen der medizinnahen Berufe gegeben wird, ist es nur logisch, dass auch Anforderungen steigen. Eine Zertifizierung ist also nur noch eine Frage der Zeit. Sie können dem vorbeugen.

Vom Kleinstunternehmen zum Kleinunternehmen

Wie schön, dass sich Ihre langjährige Arbeit für Ihre Praxis gelohnt hat und Sie nun mehr Kunden haben und Ihr Unternehmen wächst. Man muss halt nur schauen, dass einem nicht alles über den Kopf wächst. Was Sie in Ihrer eigenen Arbeitsweise als selbstverständlich entwickelt haben, ist für (neue) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch lange nicht so. Damit ein Praxisteam an einem Strang zieht (nach Standards arbeitet) ist ein QM-System ein hilf­reiches Werkzeug.

optimieren | (c) Elke Meurer

Ein funktionierendes QM-System erfordert Zuständigkeiten, Verantwortung, Transparenz und klare Abläufe, die in Ihrem Qualitätsmanagement-Handbuch stehen.

„Wir schreiben Ihr individuelles Handbuch in 3 Wochen“

Von Angeboten dieser Art halte ich nichts. Natürlich lassen sich in drei Wochen Textbausteine zu einem Handbuch zusammensetzen, aber unter „individuell“ verstehe ich etwas anderes.

Ein Qualitätsmanagement-Handbuch wird gerne als notwendiges Übel dargestellt, da Sie Zeit investieren müssen. Natürlich kostet es Zeit, aber das liegt nicht am Papier und an der Schreibblockade. Es liegt an den Gedanken und Diskussionen, die losgetreten werden, wenn Sie Ihre betrieblichen Abläufe ordnen, überdenken, intern abstimmen und aufschreiben. Und das ist ein sehr wertvoller (Verbesserungs-)Prozess. Das Handbuch ist das Ergebnis davon. Erfahrungsgemäß würde die erste Phase des Verbesserungsprozesses ohne Handbuch nicht so intensiv und effektiv verlaufen.

QM-System in Eigenleistung und Beratung

Ich plädiere sehr dafür, dass jede Praxis ein QMS und das dazugehörige Handbuch selbst erarbeitet. Es geht um die vorhandenen Arbeitsprozesse, die das Praxisteam besser kennt als jeder externe Berater. Beratung ist jedoch sehr hilfreich, wenn es um die Anforderungen an ein QM-System und die Vorbereitung einer Zertifizierung geht.

Ein QM-System ist übrigens auch ohne Zertifizierung möglich. Eigenleistung und externe Beratung müssen Sie in Ihrer Kostenplanung berücksichtigen. Zertifizierungskosten entstehen zudem jährlich.

Die Dauer der Einführungsphase wird durchschnittlich mit 12 bis 18 Monaten angesetzt und sollte als Projekt geführt werden.

Da (noch) keine gesetzliche Verpflichtung besteht, haben Sie die Chance Kosten zu verteilen und den Zeitpunkt der Zertifizierung selbst zu bestimmen.

„QMS medizinnahe Berufe“ als PDF zum Download.

Zertifizierung in der podologischen Praxis

Vom 10. Bis 12. September fand am Universitätsklinikum RWTH Aachen die 18. Aachener Diätetik Fortbildung statt. Im Rahmen dieser Veranstaltung habe ich einen Vortrag über Zertifizierung eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS) nach DIN EN ISO 9001 gehalten. Seit 2002 gehören Podologen zu den medizinischen Assistenz­berufen. Bisher gibt es noch keine gesetzliche Vorgabe, die den Nachweis eines QMS in der podologischen Praxis erzwingt.

Der Vortrag ließ in der anschließenden Diskussion die Gemüter hochkochen: Das Empfinden über ungerechte An­forderungen von externer Seite (Gesetzgeber und Krankenkassen landeten schnell in einem Topf) überblendete schnell positive Erfahrungen mit QM-Systemen einzelner Praxen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob nur 3 Mitarbeiter oder zehn und mehr Angestellte vorhanden sind: Ein QM-System bietet Vorteile.

Gesetzliche Anforderungen

Wie bereits gesagt, gibt es noch keine konkrete gesetzliche Anforderung an podologische Praxen. SGB V § 135a „Verpflichtung zur Qualitätssicherung“ fordert bisher von Ärzten und medizinischen Versorgungseinrichtungen den Nachweis über ein QMS und dessen Weiterentwicklung.

Bestätigung der Qualitätsfähigkeit

Allgemein belegen Zertifizierungen von QM-Systemen die Qualitätsfähigkeit von Unternehmen. Die Aussage „ich kann mir meine eigene Qualität festlegen“ ist mit Vorsicht zu genießen. Berücksichtigt werden in einem QMS alle Anforderungen von externer Seite, die in ihrer Summe eine deutliche Mindestanforderung stellen.

Konkurrenzfähigkeit

Der Anteil der podologischen Praxen im Plenum stellte noch keine Mehrheit dar. Dass Zertifikate einen Markt- und Imagewert besitzen ist jedoch unbestritten. Sich frühzeitig für ein QMS zu entscheiden (zunächst auch ohne Zertifi­zierung möglich), ist eine gute Vorbereitung für die Zukunft. Inwieweit gesetzliche Forderungen sich in der Zukunft ändern, lässt sich nicht voraussagen. Gut für den, der gewappnet ist.

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Arbeitsaufwand

Natürlich bedeutet das Einführen eines QMS für podologische Praxen, die häufig nicht nur Kleinunternehmen, sondern Kleinstunternehmen sind, erhöhte Zeitinvestition. Das Erstellen eines Qualitätsmanagement-Handbuches erfordert in der Regel die meiste Zeit: hier müssen gemäß den Anforderungen der ISO 9001 Prozesse des Unter­nehmens, die die Qualitätssicherung belegen, aufgeschrieben sein.

Weiterer Zeit- und Geldaufwand stellen die regelmäßigen Audits dar. Diese sind nur bei einer Zertifizierung not­wendig. Zertifikate nach ISO 9001 sind drei Jahre gültig und beziehen sich auf das Unternehmen (nicht auf Perso­nen oder Dienstleistungen). Re-Zertifizierungen finden alle drei Jahre statt.

QM-Wissen erwerben

Ein Unternehmen, das ein QM-System einführt, muss dafür Sorge tragen, dass es auch verstanden wird. In kleineren Unternehmen ist der Austausch erfahrungsgemäß schnell möglich – er sollte jedoch organisierte und strukturierte Formen annehmen, damit QM-Prozesse auch gelebt werden: Schulungen, Einweisungen und Infor­mationsveranstaltungen für Mitarbeiter sind Voraussetzung.

Empfehlung: In jedem Unternehmen sollte es nicht nur die Funktion des Beauftragten für Qualität geben (Anforde­rung der Norm). Diese Funktion setzt kein QM-Wissen voraus und wird häufig von der Leitung übernommen, was auch sinnvoll ist. Damit der Kostenaufwand für externe Berater reduziert werden kann, ist es klug eine entspre­chend ausgebildete Person im Unternehmen zu haben. Für Angestellte könnte dies eine wichtige Qualifikation für die Zukunft werden. Mehr Informationen über Ausbildungen zum Qualitätsbeauftragten finden Sie hier: http://www.afk-schule.de. Die Lehrgänge enden mit einer Prüfung des TÜV PersCert Köln (Prüfung findet in Aachen statt!) und werden mit einem zeitlich unbegrenzten Zertifikat bestätigt. Der nächste Kurs beginnt am 16.11.2010. Anmeldung und organisatorische Fragen bitte über die AFK.

Vorteile eines Qualitätsmanagement-Systems

Mittel- bis langfristig ist eine Qualitäts- und Gewinnsteigerung zu erwarten. Die praktische Arbeit mit einem funktionierenden QMS bedeutet:

  • Struktur gewinnen
  • Optimieren von Arbeitsabläufen
  • Transparenz für alle Beteiligten.

Bei allem Aufwand, der notwendig ist, kann eine podologische Praxis mit einem QMS für die Zukunft nur gewinnen.

„Zertifizierung in der podologischen Praxis“ als PDF downloaden.