Moderation

 

„Der Moderator hilft der Gruppe“ heißt die einfache Erklärung auf die Frage nach den Aufgaben eines Moderators. Klingt leicht, oder? Eine Gruppe zu moderieren, bedeutet flexibel zu sein, schnell passend reagieren zu können und Motivations- sowie Fragetechniken zu kennen.  Moderatoren sollten daher gut vorbereitet sein.

Planung

Der Moderator gestaltet den äußeren Rahmen und seine Aufgaben fangen schon vor dem Gruppentreffen an: Termin anberaumen, Raum auswählen, Gruppenmitglieder einladen und das Thema mitteilen. Dann geht die eigene Planung los: Moderations-Utensilien, Vorbereitung auf die Gruppe, Festlegen der Roadmap. Ein Minimum an Kenntnis über das angesetzte Thema ist übrigens sehr empfehlenswert, damit nicht schon in der Anmoderation der Gruppenarbeit das erste Fettnäpfchen getroffen wird.

Kommunikation und Gruppendynamik

Für jeden Moderator sind Kenntnisse der Kommunikation und Erfahrung mit Gruppendynamik unabdingbar. Moderatoren sollten sich ihrer Rolle bewusst sein: Sie sollten in der Lage sein, ein Gruppengespräch oder gar Diskussion einzuleiten und zu führen, d.h. beim Thema bleiben.

Kreativitätstechniken

Was, wenn keine Diskussion in Gang kommt? Da ist ein Moderator gefragt: Mit Hilfe von Kreativitäts- und Fragetechniken kann er Leben in die Gruppe bringen. Kreativitätstechniken sollte er verständlich erklären und sicher anwenden können. In der Praxis hat sich bewährt: Keine komplexen Regeln, bei denen die Gruppendynamik beim Verstehen der Technik schon ausgebremst wird. Die Auswahl der Kreativitätstechnik und deren Vorbereitung (Utensilien) sollten in der Planung dringend berücksichtigt werden.

Das Ergebnis einer 10-köpfigen Gruppe auf die Frage „Was ist Moderation“ sieht übrigens so aus. Ein gelungenes Team-Work finde ich.

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Qualitätszirkel sind erfolgreich

Ein Qualitätszirkel ist eine gängige Einrichtung in vielen Unternehmen, wenn es darum geht Qualität zu sichern und zu verbessern. Was macht ein Qualitätszirkel und wie wird er optimal zusammengesetzt?

Das Lexikon von www.quality.de definiert den Qualitätszirkel wie folgt: „Innerbetriebliche Arbeitskreise, die das große Potential von Wissen, Ideenreichtum, Erfahrung und Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter aktivieren. Dadurch lassen sich neben der Qualität der Produkte auch die Leistungspotentiale der Mitarbeiter und das Betriebsklima verbessern.“

Ziele eines Qualitätszirkels

Es gibt zwei Ziele eines Qualitätszirkels: Primär dient er zur Problemlösung. Die sekundären Ziele sind jedoch nicht zu verachten: Austausch von Ideen und Erfahrungen, Einbeziehen und Nutzen des vorhandenen Know-hows sowie Motivation und Steigerung der Identifikation.

Wichtige Regeln

  • Freiwilligkeit – Die Mitarbeiter engagieren sich freiwillig in Qualitätszirkeln. Sie sind an der Lösung eines Problems interessiert und auch motiviert selbst Beiträge zu leisten. Eine Pflichtveranstaltung wäre kontraproduktiv.
  • Gruppengröße – Ein Zirkel sollte eine überschaubare Größe haben. 5 bis 8 Teilnehmer gelten als produktiv.
  • Moderation – Eine gewisse Selbstorganisation des Qualitätszirkels ist angebracht. Den Moderator wählt die Gruppe selbst. Häufig ist der Initiator eines Qualitätszirkels zugleich der Moderator.
  • Regelmäßigkeit – Damit eine produktive Zusammenarbeit in der Gruppe stattfinden kann, ist ein regelmäßiger Turnus wichtig. Ein Treffen alle 4-6 Wochen für ca. 2 Stunden ist akzeptabel.
  • Akzeptanz – Die Unternehmensleitung hat einen hohen Nutzen von produktiven Qualitätszirkeln. Die moralische Unterstützung ist den Teilnehmern sehr wichtig. Zu wissen, dass die eigene freiwillige Leistung geschätzt und als Lösungsvorschlag akzeptiert wird, motiviert die Mitarbeiter. Akzeptanz lässt sich seitens der Leitung schon sehr leicht durch Zustimmung zum Zirkel und Annehmlichkeiten wie freundliche Räumlichkeiten und Getränke signalisieren.
  • Interdisziplinarität – Ein Blick über den Tellerrand hat schon so manches Problem in neues Licht gestellt. Ein Qualitätszirkel, der sowohl in fachlicher als auch in disziplinarischer Hinsicht gemischt ist, kann neue Lösungswege aufzeigen. Die Persönlichkeiten spielen dabei eine große Rolle, denn häufig ist vor allem die hierarchische Mischung heikel.

Wie organisiere ich einen Qualitätszirkel?

Qualitätszirkel können eine feste Einrichtung im Unternehmen werden, tauchen jedoch nicht im Organigramm auf. Das Ziel eines Zirkels steht im Vordergrund und nicht die Struktur. In vielen Unternehmen stellen Qualitätszirkel eine Dauereinrichtung dar, die mit wechselnder Besetzung arbeiten. Manche finden anläßlich einer bestimmten Aufgabe zusammen. Temporär eingerichtete Zirkel sind sinnvoll, wenn es um eine konkrete Aufgabenstellung geht. Der Vorteil liegt hier im überschaubaren Rahmen für alle Beteiligten.

Bei dauerhaft eingerichteten Qualitätszirkeln ist die Selbst-Motivation der Teilnehmer langfristig schwierig. Es gilt zwar die Einstellung, dass jeder, der interessiert ist, hinzustoßen kann genauso wie, dass jeder, der nicht mehr teilnehmen möchte, die Gruppe verlassen darf. Jedoch steckt genau darin ein emotionales Problem: Eine Gruppe zu verlassen bedeutet für manche sie im Stich zu lassen. Und wer möchte schon einem Kollegen sagen, dass er nicht mehr teilnehmen soll, weil er unproduktiv wird?

Welche Probleme sollen gelöst werden?

Ein Qualitätszirkel beschäftigt sich mit Problemen, von denen die teilnehmenden Mitarbeiter betroffen sind. Häufig sind es Kommunikationsprobleme, aber auch die Optimierung von Arbeitsschritten.

Es ist vielleicht leichter zu beantworten, welche Probleme es nicht sein sollen: dringende und strategische Fragen müssen von den Verantwortlichen beantwortet werden. Eine konstruktiv-kreative Lösungsfindung, die sich über mehrere Monate hinziehen kann, wäre dann geschäftsschädigend.

Erfolge von Qualitätszirkeln

So manches Mal ist das Bedürfnis nach Qualitätszirkeln überraschend wie auch aus dem Archiv der Zahnärztlichen Mitteilungen hervorgeht. Im Gesundheitswesen wird die Freiwilligkeit der Teilnehmer gut organisiert und von offizieller Seite unterstützt. Laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung gibt es bundesweit ca. 8.400 zertifizierte Qualitätszirkel.

Nicht nur im Gesundheitswesen, sondern im gesamten Dienstleistungsbereich sind Qualitätszirkel mittlerweile Standard. Ursprünglich kommt das Konzept aus der japanischen Produktion (japanisch: Jishu Kanris). Der tägliche Einsatz von Qualitätszirkeln sorgt für reibungslose Abläufe.

Die Erfolge sind hoch, weil die Lösungen von den Mitarbeitern selbst stammen und daher akzeptiert werden. Die Umsetzung einer Lösung, nachdem sie von der Leitung genehmigt wurde, erfolgt daher sehr schnell.

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Techniken – auswählen und anwenden!

Im Corporate Blog von braintool – Green Light – habe ich den Beitrag „Kreativitätstechniken für Projektmanager“ gelesen, der mich an die Vielzahl von Techniken im Qualitätsmanagement erinnert hat (M7 und Q7). Und dann hatte ich nur noch einen Gedanken…

Es ist gut, dass es Techniken gibt. Man muss sie nur anwenden.

Bei mehreren Gesprächen mit Projekt- und Qualitätsmanagern zum Thema kam sehr schnell der Konsens auf, dass die bekannten Techniken sehr gut und sinnvoll sind, jedoch zu selten bzw. nicht konsequent angewendet werden.

An der Anwendung scheitert’s

Viele Techniken sind in der Tat einfach, Brainstorming zum Beispiel. Um diese Technik einzusetzen braucht es für den Moderator nur einen Moment der Überlegung, wann und wie er die Technik einsetzen möchte und schon kann es losgehen.  Im Team sollte man sich daran gewöhnen, regelmäßig Kreativitätstechniken einzusetzen.
Manche Situationen erfordern bestimmte Analysewege, um z.B. Fehler in einem Produktionsprozess herauszufinden. Die Frage nach dem „Warum“ ist nur eine winzige davon, die sehr schnell eingesetzt werden kann. Andere Methoden sind vor allem für die Statistik wesentlich aussagekräftiger (z.B. Qualitätsregelkarten).

Weniger ist mehr

Es gibt eine Vielzahl von Techniken, die sinnvoll sind. Jedoch kommt es darauf an, dass der Moderator sie sicher beherrscht und ohne Umschweife erklären kann. Bei der Planung der Moderation sollte er sich daher Gedanken machen, welche er einsetzen will. Je mehr Erfahrung in der Moderation vorhanden ist, desto mehr entsteht ein Gefühl für Techniken. Ein guter Moderator ist übrigens nicht an der Menge der Techniken zu erkennen, sondern am gezielten Einsatz.

Auch die QM-Techniken sollten wohldosiert eingesetzt werden, denn sie nehmen Zeit in Anspruch. Vor allem sollte Zeit für die Auswertung anberaumt werden – daran hapert es am meisten.

An die Technik heranführen

Manche Gruppen verdrehen mit recht die Augen, wenn Sie zum x-ten Male verkünden „So, wir machen mal eben ein Brainstorming, und zwar folgendermaßen…“. Wenn die Gruppe (egal ob im lernenden Kontext oder in einer Teamsitzung) die Technik bereits kennt, beginnen Sie doch einfach damit. Eine Technik fließend einzusetzen macht sie tatsächlich zu einem kurzweiligen und effektiven Instrument.

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Brainstorming

Das kennen wir doch alle noch aus Schulzeiten: einfach durcheinander reden! – So mag die immer noch sehr beliebte Methode im Gedächtnis geblieben sein, aber sie ist vielfältiger als man denkt: Sie lässt sich variieren und mit sinnvollen Regeln versehen.

Eine Gruppe sitzt zusammen und soll eine Aufgabe lösen – sei es während eines Coachings, eines Lehrganges oder in einer innerbetrieblichen Teamsitzung. Diese Gruppe braucht auf jeden Fall einen Moderator, der die Gruppe anleiten und die Methode erläutern kann.

Gruppe vorbereiten

Wenn angekündigt wird, dass „wir jetzt ein kleines Brainstorming machen“ nicken die meisten Teilnehmer und deuten damit an zu wissen, was jetzt kommt. Dennoch sollte die gewählte Variante und die Regeln noch einmal erläutert werden. Manche Regeln wie „ausreden lassen“ sind im Eifer des Geschehens nicht mehr präsent. Es ist hinderlich, wenn das Brainstorming in Bewegung kommt und die Teilnehmer anfangen auf Regeln hinzuweisen, die sie irgendwann mal gehört haben, und sie diskutieren.

Varianten des Brainstormings

Zwei Varianten und deren Vor- und Nachteile möchte ich kurz vorstellen, die möglicherweise auch unter anderen Namen bekannt sind:

„Reihum“

Jeder Teilnehmer nennt eine Idee. Dabei geht es recht geordnet zu: Es wird ein Kreis gebildet und ein beliebiger Teilnehmer fängt an. Er/Sie nennt eine Idee und danach ist der Nachbar dran, der wiederum seine Idee nennt usw. bis der Kreis geschlossen ist.

„Popcorn“

Ähnlich wie das Popcorn in der Pfanne springt, so springen die Ideen in der Runde. Jeder Teilnehmer bringt eine beliebige Anzahl von Ideen ein, ohne sich dabei an eine bestimmte Reihenfolge zu halten.

Reihum Popcorn
Vorteile Jeder macht mit. Sehr viele Ideen und Assoziationen.
Nachteile Ideenfluss wird durch Einschränkung auf eine Idee gehemmt. 

Reaktion auf Ideen anderer nur eingeschränkt möglich.

Manche beteiligen sich nicht.

Welche Variante nun eingesetzt wird, hängt von der Situation ab: Ist die Gruppe relativ klein (ca. 4-5 Personen), besteht weniger die Gefahr, dass jemand nicht zu Wort kommt.

Als anfängliche Assoziation, wonach vielleicht ein weiteres umfassendes Brainstorming gemacht werden soll, ist die Variante „Reihum“ ebenso sinnvoll, weil jeder nur seinen Favoriten unter den Ideen nennt.

Regeln, die beachtet werden sollten

Die meisten dieser Regeln sind bekannt – und es ist ungemein wichtig, dass sie berücksichtigt werden. Der Moderator sollte sich angemessen Zeit nehmen, die Regeln zu erläutern und die Zustimmung aller Teilnehmer zu diesen Regeln einzuholen.

1. Zeit zum Nachdenken

Oftmals prägen die ersten geäußerten Ideen und geben eine bestimmte Richtung vor. Während einer kurzen Bedenkzeit hat jeder die Gelegenheit eigene Ideen zu entwickeln und kann somit zu einer gewünschten Vielfalt beitragen.

2. Her mit den Ideen!

Es gibt keine „verrückten“ Ideen. Was machbar ist oder nicht wird erst später entschieden.

3. Kritik ist tabu!

Jede Idee wird unkommentiert angenommen; auslachen und abfällige Geräusche/ Bewegungen sind ebenfalls tabu. Wenn die Teilnehmer bereits Kenntnisse in der Kommunikationstheorie haben, dürfte bekannt sein, dass Gestik, Mimik und akustische Signale auch signalisieren, was man gerade denkt.

4. Ideen aufgreifen und weiterspinnen

Davon lebt ein Brainstorming! Ideen aufzugreifen bedeutet nicht, Ideen zu klauen. Wer weiterspinnen kann, brauchte die Grundlage der ersten Idee.

5. Viele Ideen

In dieser Phase ist Quantität gefragt. Welche Ideen verworfen werden, wird erst später entschieden. Meistens lassen sich Ideen gruppieren.

6. Ideen visualisieren

Entweder schreibt jeder Teilnehmer seine Ideen selbst auf (Pinnwand, Flip-Charts, Whiteboard etc.) oder der Moderator übernimmt diese Aufgabe. Dies sollte vor Beginn des eigentlichen Brainstormings geklärt werden.

Mein Tipp

Egal für welche Variante des Brainstormings man sich entscheidet: Die Aufgabe des Moderators, die Regeln zu erklären und zu beachten ist wichtig. Dann bleibt die Sitzung auch nicht als „Durcheinander wie in Schulzeiten“ im Gedächtnis.

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Schmetterlinge für den FMEA-Moderator

Innerhalb einer FMEA-Teamsitzung begibt man sich meist in einen abstrakten Bereich. Es geht um Fehler, die noch nicht passiert sind, aber dennoch verhindert werden sollen. Ein Moderator hat u.a. die Aufgabe, Fortschritt und Ergebnisse des Teams zu visualisieren. Dabei hilft ihm ein Schmetterling.
Visualisierung bietet Orientierung. Während die Diskussion zu einer potentiellen Fehlerursache voranschreitet, geraten weitere Möglichkeiten aus dem Blickfeld.
Zudem ist es immer wieder wichtig den Gedanken zu verdeutlichen, dass nicht der Fehler, sondern seine Ursache beseitigt werden muss. Mit Hilfe eines stilisierten Schmetterlings lässt sich die Übersicht behalten. Der Korpus stellt den Fehler dar. Im linken Flügel stehen die erarbeiteten potentiellen Ursachen und im rechten Flügel werden die dazu passenden Lösungen festgehalten.

FMEA Schmetterling

Wem das zu verspielt ist, der möge sich einer einfachen Tabelle bedienen:

potentielle Ursache Fehler Lösungsvorschlag
U1

U2

U3

U4

Un

Fehler X L1

L2

L3

L4

Ln

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