Externer Qualitätsmanagement-Beauftragter

Seit die Revision 2008 der DIN EN ISO 9001 erschienen ist, scheiden sich an einer Frage die Geister: Darf ein Unternehmen einen externen QMB beschäftigen?

Viele Treffen fanden in den letzten Monaten statt, bei denen sich Kenner der Norm mit Anwendern und Beratern austauschten. So fand gestern Abend das QM-Leserforum[1] in Köln statt. Die Gretchenfrage wurde mit Statements der Leiterin Managementsysteme TÜV Rheinland Cert GmbH, Sonja Kretschmar, einer Beraterin und einer Juristin des TÜV Rheinland Consulting GmbH beleuchtet.

Der Normentext

Auf der Webseite der TÜV Rheinland Group[2] sind „Informationen und Kommentare“ als PDF-Datei zur neuen Norm erhältlich. Alle Aufregung hängt an der Aussage der Norm, der Beauftragte müsse ein Mitglied der Leitung sein. Daraus folgt für viele die Schlussfolgerung, nur noch Mitglieder des Managements könnten die Aufgabe des QMB wahrnehmen. Es soll bereits Beförderungen des internen QMB in die Leitungsebene deswegen gegeben haben. (Dagegen ist nichts einzuwenden. Glückwunsch!) Viele Firmen haben jedoch aus verschiedenen Gründen einen externen Berater mit den Aufgaben eines QMB beauftragt. Die Anmerkung des Kapitels 5.5.2 der ISO 9001 weist ausdrücklich darauf hin, dass die Zusammenarbeit mit einer externen Partei gestattet ist.

Geht nicht, gibt’s nicht

Die scheinbar gegensätzlichen Positionen laufen auf das gleiche Ergebnis hinaus: So wie bei einem internen QMB die Stellenbeschreibung ganz klar Befugnisse und Einsatzgebiet festhalten muss, ist es beim externen QMB der deutlich formulierte Vertrag. Kriterien, die für Auditoren ausschlaggebend sind (s. „Informationen und Kommentare“):

  • Teilnahme an Managementsitzungen
  • zeitliche Verfügbarkeit im Unternehmen
  • Befugnisse, die sich evtl. in einer Unterschriftenregelung erkennen lassen

Eine Formulierung wie „Pflege des QM-Systems“ ist also zu pauschal. Möglicherweise wurden bisher nicht alle Verträge mit externen Beauftragten ausführlich genug gestaltet, so dass die Zweifel an der Normenkonformität ihren Aufschwung bekamen. Das Aufgabenspektrum sollte genauer beschrieben werden. Dazu gehören zum Beispiel (je nach Unternehmen):

  • Überwachen von QM-Prozessen
  • Erstellen und Ändern von QM-Dokumenten
  • Überwachen der Qualitätsziele
  • Interne Schulungen
  • Vorbereiten, Durchführen und Dokumentieren von internen Audits
  • Moderation und Dokumentation von jährlichen Managementbewertungen

Eine klare Aufgabenteilung ist das Ziel des Vertrages.

Aufgaben delegieren

Das Gremium der ISO 9001 erwartet von den Unternehmen mehr Selbstverpflichtung zum Qualitätsmanagement. Um Qualitätsinteressen nachhaltig durchzusetzen, sind Befugnisse notwendig, die in der Managementebene zu finden sind. Die Frage nach dem externen QMB taucht in größeren Unternehmen kaum auf, da entsprechendes Personal vorhanden ist. Die Gretchenfrage betrifft eher kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). In vielen KMU ist der Geschäftsführer selbst der QMB. Die Geschäftsführung ist bereits ein ausfüllender Job, weshalb es eine logische Schlussfolgerung ist auf einen Berater zurück zu greifen und vom Recht des Delegierens Gebrauch zu machen.

Die juristische Seite

Das Statement der Juristin war kurz und knapp: Für andere Beauftragte (z.B. Arbeits- und Strahlenschutz) gibt es gesetzliche Regelungen, die auf eine entsprechende Weisungsbefugnis für externe Berater hinweisen. Eine gesetzliche Regelung für Qualitätsmanagement-Beauftragte gibt es derzeit nicht, jedoch sind die Forderungen der Norm (woraus eine juristische Selbstverpflichtung entsteht) eindeutig. Stolpersteine aus juristischer Sicht können zwei Aspekte sein:

  • Beschäftigungssicherung – Wenn bereits durch einen Arbeitnehmer die Aufgabe des QMB intern wahrgenommen wird.
  • Weisungsrecht – Konflikt zwischen externem QMB und den internen Verantwortlichen für QM-Prozesse.

Nun, letzteres gehört schon nahezu zum Alltag des QMB, der versucht die Produktion zu stoppen.

Sprachregelung der Auditoren

Es mag Auditoren unter den Zertifizierern geben, die einen externen QMB ablehnen. Für die Zertifizierung durch TÜV Rheinland Cert GmbH gilt – wie bereits erwähnt – die Akzeptanz des externen QMB bei einer entsprechenden Regelung (Vertrag). Der externe QMB ist also normenkonform.

“Externer Qualitätsmanagement-Beauftragter” als PDF zum Download


[1] http://www.qm-aktuell.de/archiv.php?command=artikel_anzeige&abstract_id=88

[2] http://www.tuv.com/de/informationen_zur_neuen_iso_9001_2008.html

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