Techniken – auswählen und anwenden!

Im Corporate Blog von braintool – Green Light – habe ich den Beitrag „Kreativitätstechniken für Projektmanager“ gelesen, der mich an die Vielzahl von Techniken im Qualitätsmanagement erinnert hat (M7 und Q7). Und dann hatte ich nur noch einen Gedanken…

Es ist gut, dass es Techniken gibt. Man muss sie nur anwenden.

Bei mehreren Gesprächen mit Projekt- und Qualitätsmanagern zum Thema kam sehr schnell der Konsens auf, dass die bekannten Techniken sehr gut und sinnvoll sind, jedoch zu selten bzw. nicht konsequent angewendet werden.

An der Anwendung scheitert’s

Viele Techniken sind in der Tat einfach, Brainstorming zum Beispiel. Um diese Technik einzusetzen braucht es für den Moderator nur einen Moment der Überlegung, wann und wie er die Technik einsetzen möchte und schon kann es losgehen.  Im Team sollte man sich daran gewöhnen, regelmäßig Kreativitätstechniken einzusetzen.
Manche Situationen erfordern bestimmte Analysewege, um z.B. Fehler in einem Produktionsprozess herauszufinden. Die Frage nach dem „Warum“ ist nur eine winzige davon, die sehr schnell eingesetzt werden kann. Andere Methoden sind vor allem für die Statistik wesentlich aussagekräftiger (z.B. Qualitätsregelkarten).

Weniger ist mehr

Es gibt eine Vielzahl von Techniken, die sinnvoll sind. Jedoch kommt es darauf an, dass der Moderator sie sicher beherrscht und ohne Umschweife erklären kann. Bei der Planung der Moderation sollte er sich daher Gedanken machen, welche er einsetzen will. Je mehr Erfahrung in der Moderation vorhanden ist, desto mehr entsteht ein Gefühl für Techniken. Ein guter Moderator ist übrigens nicht an der Menge der Techniken zu erkennen, sondern am gezielten Einsatz.

Auch die QM-Techniken sollten wohldosiert eingesetzt werden, denn sie nehmen Zeit in Anspruch. Vor allem sollte Zeit für die Auswertung anberaumt werden – daran hapert es am meisten.

An die Technik heranführen

Manche Gruppen verdrehen mit recht die Augen, wenn Sie zum x-ten Male verkünden „So, wir machen mal eben ein Brainstorming, und zwar folgendermaßen…“. Wenn die Gruppe (egal ob im lernenden Kontext oder in einer Teamsitzung) die Technik bereits kennt, beginnen Sie doch einfach damit. Eine Technik fließend einzusetzen macht sie tatsächlich zu einem kurzweiligen und effektiven Instrument.

„Techniken – auswählen und anwenden!“ als PDF zum Download.

Und zum fünften Mal: Warum?

Fehler passieren immer in einem ungünstigen Augenblick. Damit es weitergehen kann, ist eine schnelle Lösung gefragt. Schnell? Verständlich, denn Verzögerungen kosten Geld. Deshalb nehmen wir gerne die erste Lösung, die sich anbietet. Ob sie tatsächlich die Ursache des Problems beseitigt, ist meist fraglich.

Im Qualitätsmanagement ist die ständige Verbesserung von Produkten und Prozessen ein Grundprinzip. Oftmals braucht man nur ein kleines Schräubchen zu drehen und schon gibt es eine positive Wende. Die Frage ist nur, wie man dieses Schräubchen findet.

Ohnos 5 Warums

Taiichi Ohno gehörte zu den Toyota-Pionieren der 50er Jahre und brachte seine Mitarbeiter dazu, fünfmal nach dem Warum zu fragen, wenn ein Fehler auftrat. Auf diese Weise wollte er zum Kern des Problems vorstoßen und es beseitigen.

Er erklärte das Vorgehen anhand eines Beispiels[1]:

Die  fünf Fragen nach der Ursache, weil ein Schweißroboter ausgefallen war.

  1. „Warum fiel der Roboter aus?“ – Weil die Sicherung wegen einer Überlastung durchgebrannt war.
  2. „Warum trat die Überlastung auf?“ – Weil die Lager nicht ausreichend geschmiert waren und deshalb blockierten.
  3. „Warum waren die Lager nicht ausreichend geschmiert?“ – Weil die Ölpumpe nicht genug Öl in den Kreislauf gepumpt hat.
  4. „Warum pumpt die Ölpumpe nicht genügend Öl in den Kreislauf?“ – Weil die Ansaugöffnung mit Metallspänen verstopft ist.
  5. „Warum ist die Ansaugöffnung der Ölpumpe mit Metallspänen verstopft?“ – Weil kein Ölfilter vorgeschaltet ist.

Eine neue Sicherung einzusetzen als erste augenscheinliche Lösung hätte keinen lang anhaltenden Erfolg gebracht. Der Fehler wäre in Kürze wieder aufgetreten.

„Warum?“ – und nicht „Wer?“

Beim genaueren Lesen von Ohnos fünf Fragen kamen spätestens bei der dritten Frage ferne Erinnerungen an meine Zeit in einem produzierenden Betrieb zurück (vor ca. 20 Jahren): „Wer hat den Mist verbockt? Warum ist das Lager nicht geschmiert?! Kümmert sich da keiner drum?!!“ Fast reflexartig wurde der Verantwortliche und nicht die Ursache des Fehlers gesucht. Sogleich habe ich mich gefragt, ob denn heute die Situation in den Unternehmen anders ist. Schließlich hat es in der Zeit viele Erkenntnisse in der Betriebs- und Personalführung gegeben.

Zuständig für 5 Warums

Viele Betriebe haben die Situation deutlich verbessert: Führungsqualitäten werden mittlerweile mehr am Umgang mit dem Personal gemessen. Verantwortung und festgelegte Zuständigkeiten führen dazu, dass sich ein Mitarbeiter für Fehler verantwortlich fühlt. Solche Regelungen sind durchaus begrüßenswert. Je nach Mitarbeiter klingt das Auftreten eines „unerwarteten Fehlers“ (Zitat eines ungenannten Microsoft-Programmierers) nach persönlicher Betroffenheit bis hin zum schlechten Gewissen. Anstelle von Schuld-und-Sühne-Konstellationen wäre es dann gut, Team- und Abteilungsleiter zu haben, die Fragen stellen können. Der Zuständige für 5 Warums.

Bemerkenswert an Taiichi Ohno ist, dass er alle Mitarbeiter dazu gebracht hat, fünf Fragen zu stellen – und nicht nur leitende Kräfte.

„Methode 5 Warums“ zum Download als PDF


[1] http://www2.toyota.co.jp/en/vision/traditions/mar_apr_06.html

 

Projekt- und Qualitätsmanagement – eine Hass-Liebe?

Projekt- und Qualitätsmanagement scheinen durch eine Hass-Liebe verbunden zu sein. Diesen Eindruck gewinnt man jedenfalls, wenn man innerbetriebliche Projektteams mit den Anforderungen des Qualitätsmanagement-Systems (QMS) hadern sieht. Dabei haben beide Fachbereiche nicht nur viel gemeinsam, sondern ergeben ein perfektes Paar.

Weiterlesen… Mein Gastbeitrag im Green Light Blog von braintool.

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