Das tägliche A und O: Kommunikation

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Am 12. März 2013 stand die QM-Sprechstunde unter dem Motto „Kommunikation x 2“. Auch kleine Tipps sind hilfreich – so haben mir Teilnehmer des Webinars bestätigt. Sie haben ihre tägliche Kommunikationspraxis im Anschluss überdacht und herausgefunden, warum sie schon im Ansatz nicht funktioniert. Inzwischen sind die Aufzeichnungen der QM-Sprechstunde bereits Gesprächsstoff unter Kollegen. Das freut mich natürlich sehr.

Hier sind die beiden Themen der QM-Sprechstunde für Sie zusammengefasst.

 

Thema 1: Informelle Kommunikation

Der größte Teil der geschäftlichen Kommunikation findet informell statt. Darunter versteht man generell Gelegenheitsgespräche, die

  • ohne Verabredung
  • ohne Anwesenheitsliste
  • ohne Protokoll

stattfinden. Wer da ist, ist da und redet mit.

Im Gegensatz dazu stehen geplante Veranstaltungen wie Meetings, Besprechungstermine, vereinbarte Telefonate usw.

Nun sind in einem Unternehmen durchschnittlich zwischen 88 und 93% der Kommunikation ungeplant. Der Versuch sie zu regulieren würde scheitern. Viel eher würden Informationen gar nicht mehr fließen.

Zufallsbeispiele gibt es genug: Die Sachbearbeiterin trifft sich in der Raucherpause mit „ihren“ Kollegen aus der Produktion. Kaum hört sie mit dem Rauchen auf, versiegt der Austausch und die Produktion gerät stellenweise sogar ins Stocken.

Der Wert der gelegentlichen Gespräche in Teeküche, Pausen, auf dem Flur oder dem Parkplatz sind also unbestritten, auch wenn sie häufig eher negativ als Tratsch und „Stimmung machen“ wahrgenommen werden. Negative Einflüsse lassen sich nicht vermeiden. Abgesehen davon, geschieht oftmals mehr Stimmungsmache in  nicht oder schlecht moderierten Meetings.

Nachteilig ist, wenn nicht alle beim Gespräch anwesend sind, obwohl sie das Thema betrifft. Beauftragen Sie „Boten“ gezielt Kollegen zu informieren. Es wäre ungünstig, sich dann auf das „wenn-ich-ihn/sie-sehe“-Gespräch zu verlassen.

Unterstützen Sie die positiven Aspekte der Spontan-Gespräche mit attraktiven Teeküchen und Pausenräumen. Sie werden in kleinen Gruppen am runden Stehtisch mehr Aktivität und Kreativität erleben als jemals in einem Meeting.

 

Thema 2: Senden Sie auf dem richtigen Kanal

Warum werden Sie nicht erhört?

Die Antwort kann vielseitig sein, doch setze ich an einem einfachen Punkt an: Senden Sie auf dem richtigen Kanal? Jeder von uns hat seinen Lieblingskanal. Die einen lesen lieber, die anderen hören lieber zu.

Es ist schon frustrierend, wenn Sie in Überstunden einen detaillierten Bericht ausarbeiten, diesen ihrem Vorgesetzten überreichen und als Reaktion nur ein „Können Sie es mal eben zusammenfassen?“ hören.

Andersherum haben Sie sich darauf verlassen, alle Informationen mündlich zu liefern. Sie haben sich sogar alle erdenklichen Argumente zurechtgelegt und sind gewappnet. Statt Ihnen zuzuhören zerrupft Ihr Vorgesetzter das Handout, das Sie „nur zum Zeigen“ mitgebracht haben.

Solche Situationen sind ein Zeichen dafür, dass zwei verschiedene Kanäle aufeinanderprallen. Der eine braucht einen „Flüsterer“, damit er Informationen wahrnimmt, der andere muss sie selbst sehen.

Wechseln Sie den Kanal

Wenn Sie das Gefühl haben, bestimmte Personen nicht zu erreichen, hinterfragen Sie zunächst einmal Ihren eigenen Lieblingskanal. Wenn jemand Geburtstag hat, rufen Sie dann lieber an oder schreiben Sie lieber? Wann nehmen Sie Informationen besser, also umfassender auf: wenn Sie sie hören oder lesen? Wie geben Sie Informationen lieber? Überlesen Sie Informationen? Überhören Sie Sätze, die Kollegen im Vorbeigehen sprechen?

Dann können Sie sicherlich auch die Kanäle anderer herausfinden: Ruft der Kollege Sie an, nachdem er Ihre Mail bekommen hat, um sich zu vergewissern? Oder bittet er um eine schriftliche Nachricht, obwohl er eigentlich in E-Mails ertrinken müsste?

Wenn Sie den Kanal nicht wechseln, erreichen Sie immer nur die gleichen Leute. Wollen Sie das?

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MS Project: Projekte planen und überwachen

Steht Ihr nächstes großes Projekt bevor? Und MS Project haben Sie ohnehin auf Ihrem Laptop. Nur der Umgang mit dem Programm ist auf Anhieb nicht so leicht wie das restliche Office-Paket? Das lässt sich in einem Tag ändern.

In vielen Unternehmen ist MS Project installiert. Allerdings sind die Mitarbeiter im Projektteam nicht alle auf dem gleichen Wissensstand um mit dem Programm zielgerecht umzugehen. Die Planung geht noch so einigermaßen und dann wird mangels Programmkenntnis das Projekt ohne Tool „irgendwie“ zu Ende gebracht. Das Wort Controlling wäre dafür zu groß.

Projektplanung

MS Project bietet viele Funktionen eine Planung übersichtlich und für den Nutzer des Plans angemessen zu gestalten.

  • Unterauftragnehmer können sich im Balkendiagramm wiederfinden und sehen, wann ihr Einsatz beginnt.
  • Farbliche Gestaltung nach Ihren Vorstellungen, ohne dass Sie alle 200 Aufgaben manuell bearbeiten müssen.

Projektüberwachung

Behalten Sie die Zeitplanung im Auge, auch wenn Sie mehrere Projekte koordinieren müssen. Sehr häufig wird die Funktion des Basisplans nicht genutzt, der die eigentliche Grundlage für das Controlling ist. So werden jedoch Verzögerungen auf eine Art visualisiert, die jeder schnell versteht. Ebenso lassen sich Ressourcen und Kosten überwachen.

So viel Software – und was brauchen Sie?

Kaum eine Software wird vollständig ausgeschöpft. Bei MS Project ist das nicht anders. Nutzen Sie MS Project für Ihren Bedarf.

Angebot: Inhouse-Seminar

  • Versionen MS Project 2010, 2007 oder 2003
  • Grundlagen für Anfänger
  • Auffrischen und Tipps für Anwender
  • Gleicher Wissensstand für Projektteam und Backoffice
  • Tagesseminar, mehrtätige Schulung (mit Übungen) oder „Project-Quickies“ (ausgewählte Themen in kurzen Zeiträumen)
  • Seminarsprache Deutsch (nach Absprache Englisch)

Kontaktieren Sie mich: info@eMeurer.com oder Telefon +32-87-55.61.69.

MS Project – als PDF zum Download

 

Die Pizza im Prozess

Der Begriff „Prozess“ spielt eine zentrale Rolle im Management. Der beherrschte Prozess ist das Ziel. Was die Pizza damit zu tun hat, erfahren Sie im YouTube-Video.

Input-Output-Modell

Üblicherweise wird der Prozess mit dem Input-Output-Modell erläutert.

Der Input (Eingabe) wird benötigt, um im Prozess (Verwandlung) den Output (Ergebnis) zu erzeugen. Das „EVA-Prinzip“ ist eine weitere Möglichkeit, sich diese Darstellung zu merken.Input-Output-Modell | (c) Elke Meurer

Ziel ist der beherrschte Prozess, mit dem ein gleichbleibendes Ergebnis und festgesetzten Bedingungen erzeugt werden kann.

Prozessarten

Prozesse lassen sich im Unternehmen in drei Kategorien einteilen:

Prozessarten | (c) Elke Meurer

Der Kern- oder Hauptprozess stellt den wertschöpfenden Teil des Unternehmens dar, der direkt mit dem Kunden verknüpft ist. Die unterstützenden Prozesse sorgen dafür, dass der Kernprozess fehlerfrei laufen kann (z.B. Wartung von Maschinen). Die Managementprozesse, wozu auch Qualitäts- und Projektmanagement gehören, steuern das gesamte Unternehmen.

YouTube-Kanal von eMeurerQM

Mein Video erklärt den Prozess, Prozessarten, den beherrschten Prozess – und die Pizza im Prozess.

Definition Prozess als PDF-Download

Wo ist der Plan?

Manchmal gewinnt man den Eindruck, dass Planen aus der Mode geraten ist. Wir verabreden uns kurzfristig, weil wir uns ja immer per Handy erreichen können. Wir schauen nicht mehr in den Stadtplan vor dem morgigen Termin, weil unser Navi den Weg kennt.  Planung scheint uncool zu sein, dabei ist sie sowas von wichtig.

Planung ist der erste Schritt der Qualitätssicherung. Salopp gesagt: Am Anfang nachdenken, was am Ende herauskommen soll. Und dazwischen liegt „was brauche ich dazu“. Rund ist die ganze Planung erst, wenn ich auch weiß, wie ich das Ende prüfen will.

PDCA – Plan do check act

Der Grundgedanke des PDCA-Zyklus ist alles, was der Planer braucht:

Planen: Was soll wie, mit wessen Unterstützung und mit welchem Material gemacht werden?

Planung erfordert Zeit, die sicherlich wertvoll ist – aber besser kann man sie nicht investieren als hier. Ein Plan sollte am Ende freigegeben werden, damit er zur gültigen Grundlage des nächsten Schrittes wird.

Machen: Das Geplante umsetzen.

Prüfen: Dieser Schritt muss geplant sein! Wer prüft, muss wissen, was er mit welcher Methode prüfen soll und wie der Bezugswert sein soll. Nur wenn ich einen Bezugswert habe, kann ich sagen, ob das Ergebnis in Ordnung ist. Im Projektmanagement spricht man hier von Meilensteinen.

Umsetzen: Beim Prüfen stelle ich fest, ob alles in Ordnung ist oder nicht. Und wenn nicht, weiß ich, was nicht in Ordnung ist. Diese Informationen müssen an die Planstelle zurückfließen, damit die nächste Planung optimiert werden kann. Protokollformulare bieten sich hier an.

Tipp

Das hört sich gut an: „Beim nächsten Mal müssen wir das anders machen.“ Und bis zum nächsten Mal haben wir dann vergessen, was wir anders machen wollten. Deshalb gibt es nur eine klare Lösung: Aufschreiben. Und zwar so aufschreiben, dass die wichtige Notiz beim nächsten Mal auch sichtbar ist (z.B. ein zentrales Notizbuch).

Was sich sofort ändern lässt, sollte auch sofort gemacht werden (z.B. Dateivorlagen – dieses Mal hat eine Info gefehlt; beim nächsten Mal soll eine Spalte in der Tabelle vorhanden sein).

blog.eMeurer.com Wo ist der Plan als PDF zum Download

Qualitätszirkel sind erfolgreich

Ein Qualitätszirkel ist eine gängige Einrichtung in vielen Unternehmen, wenn es darum geht Qualität zu sichern und zu verbessern. Was macht ein Qualitätszirkel und wie wird er optimal zusammengesetzt?

Das Lexikon von www.quality.de definiert den Qualitätszirkel wie folgt: „Innerbetriebliche Arbeitskreise, die das große Potential von Wissen, Ideenreichtum, Erfahrung und Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter aktivieren. Dadurch lassen sich neben der Qualität der Produkte auch die Leistungspotentiale der Mitarbeiter und das Betriebsklima verbessern.“

Ziele eines Qualitätszirkels

Es gibt zwei Ziele eines Qualitätszirkels: Primär dient er zur Problemlösung. Die sekundären Ziele sind jedoch nicht zu verachten: Austausch von Ideen und Erfahrungen, Einbeziehen und Nutzen des vorhandenen Know-hows sowie Motivation und Steigerung der Identifikation.

Wichtige Regeln

  • Freiwilligkeit – Die Mitarbeiter engagieren sich freiwillig in Qualitätszirkeln. Sie sind an der Lösung eines Problems interessiert und auch motiviert selbst Beiträge zu leisten. Eine Pflichtveranstaltung wäre kontraproduktiv.
  • Gruppengröße – Ein Zirkel sollte eine überschaubare Größe haben. 5 bis 8 Teilnehmer gelten als produktiv.
  • Moderation – Eine gewisse Selbstorganisation des Qualitätszirkels ist angebracht. Den Moderator wählt die Gruppe selbst. Häufig ist der Initiator eines Qualitätszirkels zugleich der Moderator.
  • Regelmäßigkeit – Damit eine produktive Zusammenarbeit in der Gruppe stattfinden kann, ist ein regelmäßiger Turnus wichtig. Ein Treffen alle 4-6 Wochen für ca. 2 Stunden ist akzeptabel.
  • Akzeptanz – Die Unternehmensleitung hat einen hohen Nutzen von produktiven Qualitätszirkeln. Die moralische Unterstützung ist den Teilnehmern sehr wichtig. Zu wissen, dass die eigene freiwillige Leistung geschätzt und als Lösungsvorschlag akzeptiert wird, motiviert die Mitarbeiter. Akzeptanz lässt sich seitens der Leitung schon sehr leicht durch Zustimmung zum Zirkel und Annehmlichkeiten wie freundliche Räumlichkeiten und Getränke signalisieren.
  • Interdisziplinarität – Ein Blick über den Tellerrand hat schon so manches Problem in neues Licht gestellt. Ein Qualitätszirkel, der sowohl in fachlicher als auch in disziplinarischer Hinsicht gemischt ist, kann neue Lösungswege aufzeigen. Die Persönlichkeiten spielen dabei eine große Rolle, denn häufig ist vor allem die hierarchische Mischung heikel.

Wie organisiere ich einen Qualitätszirkel?

Qualitätszirkel können eine feste Einrichtung im Unternehmen werden, tauchen jedoch nicht im Organigramm auf. Das Ziel eines Zirkels steht im Vordergrund und nicht die Struktur. In vielen Unternehmen stellen Qualitätszirkel eine Dauereinrichtung dar, die mit wechselnder Besetzung arbeiten. Manche finden anläßlich einer bestimmten Aufgabe zusammen. Temporär eingerichtete Zirkel sind sinnvoll, wenn es um eine konkrete Aufgabenstellung geht. Der Vorteil liegt hier im überschaubaren Rahmen für alle Beteiligten.

Bei dauerhaft eingerichteten Qualitätszirkeln ist die Selbst-Motivation der Teilnehmer langfristig schwierig. Es gilt zwar die Einstellung, dass jeder, der interessiert ist, hinzustoßen kann genauso wie, dass jeder, der nicht mehr teilnehmen möchte, die Gruppe verlassen darf. Jedoch steckt genau darin ein emotionales Problem: Eine Gruppe zu verlassen bedeutet für manche sie im Stich zu lassen. Und wer möchte schon einem Kollegen sagen, dass er nicht mehr teilnehmen soll, weil er unproduktiv wird?

Welche Probleme sollen gelöst werden?

Ein Qualitätszirkel beschäftigt sich mit Problemen, von denen die teilnehmenden Mitarbeiter betroffen sind. Häufig sind es Kommunikationsprobleme, aber auch die Optimierung von Arbeitsschritten.

Es ist vielleicht leichter zu beantworten, welche Probleme es nicht sein sollen: dringende und strategische Fragen müssen von den Verantwortlichen beantwortet werden. Eine konstruktiv-kreative Lösungsfindung, die sich über mehrere Monate hinziehen kann, wäre dann geschäftsschädigend.

Erfolge von Qualitätszirkeln

So manches Mal ist das Bedürfnis nach Qualitätszirkeln überraschend wie auch aus dem Archiv der Zahnärztlichen Mitteilungen hervorgeht. Im Gesundheitswesen wird die Freiwilligkeit der Teilnehmer gut organisiert und von offizieller Seite unterstützt. Laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung gibt es bundesweit ca. 8.400 zertifizierte Qualitätszirkel.

Nicht nur im Gesundheitswesen, sondern im gesamten Dienstleistungsbereich sind Qualitätszirkel mittlerweile Standard. Ursprünglich kommt das Konzept aus der japanischen Produktion (japanisch: Jishu Kanris). Der tägliche Einsatz von Qualitätszirkeln sorgt für reibungslose Abläufe.

Die Erfolge sind hoch, weil die Lösungen von den Mitarbeitern selbst stammen und daher akzeptiert werden. Die Umsetzung einer Lösung, nachdem sie von der Leitung genehmigt wurde, erfolgt daher sehr schnell.

Qualitätszirkel sind erfolgreich als PDF-Download

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